Bij veel middelgrote organisaties functioneren de losse systemen in de documentketen op zichzelf goed, maar loopt het proces onnodige vertraging op door de handmatige stappen ertussen. Medewerkers besteden ongemerkt veel tijd aan het hernoemen van bestanden, het dubbel invoeren van gegevens in bedrijfsapplicaties en het handmatig mailen van documenten voor goedkeuring. Een whitepaper die we samen met Kyocera aanbieden, helpt deze kwetsbare overdrachten in kaart te brengen en de overstap te maken van een eenvoudige scan naar een betrouwbaar documentproces dat beheersbaar blijft.

In de documentatie lees je hoe de reis van een document logisch kan worden ontworpen door deze op te delen in functionele lagen: apparaat, print & scan, capture, informatiebeheer en het uiteindelijke bedrijfsproces. Je komt erachter hoe je bepaalt in welke situaties een eenvoudige scanflow volstaat, en wanneer er juist behoefte is aan geavanceerde herkenning, validatie en routering op basis van inhoud. Daarnaast wordt toegelicht hoe een sterke basis in informatiebeheer ervoor zorgt dat bestanden niet alleen worden vastgelegd, maar ook worden voorzien van de juiste metadata, rechten en bewaartermijnen.

Verder helpt de whitepaper met de voorbereiding op een veilige en doeltreffende implementatie. Je krijgt inzicht in de essentiële securityvragen rondom identiteit, datalocatie en logging die vooraf beantwoord moeten zijn. Ook biedt het document een stappenplan om een initiële pilot in te richten rondom één specifieke stroom met voldoende volume, zoals inkomende facturen, om zo met de echte uitzonderingen te testen.

Vul onderstaand formulier in om de whitepaper te downloaden en ontdek de praktische stappen voor een beter documentproces.