Debido a una mala planificación o a un deseo bienintencionado pero equivocado de reducir los correos electrónicos, muchas empresas ciñen las promociones de sus seminarios web a una semana de antelación. Es habitual enviar una primera invitación por correo electrónico con siete días de antelación, a veces seguida de una segunda promoción un día o dos antes del evento. Sin embargo, dejar las promociones para la semana anterior al seminario web puede hacer que se pierda una gran cantidad de asistentes. Los datos de referencia de ON24 muestran que hasta el 40 % de las personas que se inscriben en seminarios web lo hacen con más de ocho días de antelación.
Un ciclo de promoción más largo te da más oportunidades de atraer a la audiencia. Con estos plazos más dilatados, se envían tres o más correos electrónicos de promoción, con enfoques diferentes.